La mayoría de personas no tienen un sistema para administrar el tiempo o tienen un sistema de time management muy pobre.  Cada día se encuentran frente a una montaña de cosas para hacer, recordar, agendar y aplicar. Y no parece haber un fin a la vista.

Uno de los mayores obstáculos para el éxito es la percepción de que no hay tiempo suficiente para hacer todo lo que quieres hacer en tu negocio. El estrés y la frustración se acumulan, y los grandes proyectos nunca despegan o quedan en el camino

Tres Pasos para una Mejor Administración del Tiempo

1. Crea una Lista de Proyecto para cada proyecto que tienes en curso
Comienza con el primer proyecto que se te ocurra. Sólo un título servirá: " Actualización del Website" o "Programa de Capacitación". La mayoría generalmente descubren que tienen más proyectos en marcha que realizar y que no tienen hojas de proyectos para la mayoría de ellos. Ahora repasa cada una de las listas de proyectos por vez y empieza a añadir las tareas a realizar.  Recuerda, mantenías la mayoría de estas tareas en la cabeza cada día o tal vez en una lista grande. Ahora tienes listas separadas y distintas unas de otras. Algunas tienen más prioridad que otras. Uno de tus listas de proyectos será un "Varios" y otra puede ser un "Algún día" Esta es una lista de cosas que pueden convertirse en proyectos o simplemente listas de tareas que aún no pertenecen a las listas semanales o listas de tareas diarias.

2. Crea una Lista Semanal a partir de tu Lista de Proyectos A continuación, lo que se hace una vez a la semana es sacar tareas de tus listas de proyectos y transferir tareas a tu lista semanal. Para ello, empleas una sesión de planificación semanal que lleva entre 15 minutos a una hora (dependiendo de la cantidad de cosas que tienes para procesar).
Si crees que no tienes tiempo para esta planificación, te estás engañando a ti misma/o. Por cada hora que pasas en la planificación, ahorras cinco a veinte horas. Lo que te queda es una lista de doce a veinte puntos en tu Lista semanal. Y el juego de cada semana es completar la mayoría, si no todos las tareas para esa semana.
Si no se hacen, se transfiere a la lista de la próxima semana cuando estés haciendo tu planificación semanal. Y a veces puedes decidir posponer algunas tareas para más tarde (o incluso eliminarlas). Es importante que pongas tareas "urgentes e importantes" en tu lista de cada semana, además de algunas tareas catalogadas como "no es urgente ni importante”. Los proyectos de Marketing a menudo se encuentran en esa categoría. Trata de dejar tareas "Urgente y no importante". Esas son las pequeñas cosas que aparecen a diario y que necesitas ajustar.

3. Crea una Lista Diaria a partir de tu Lista Semanal Cada día revisas sólo tu Lista Semanal, no tu Lista de proyectos. No tienes cientos de tareas pendientes para considerar, solo una docena o algo más.
A continuación transfieres las tareas elegidas de tu Lista Semanal a tu Lista Diaria; así que terminarás con una to-do list muy corta. 4 o 5 tareas, raramente más de seis.
Cada día se convierte en un juego para completar todas las tareas que tienes en la lista. Las tareas que no se completaron las debes transferir a la Lista de Tareas del otro día.
Finalmente debes poner tu lista Diaria enfrente de tu Lista Semanal. Pero la clave consiste en poder ver la lista de tareas pendientes durante todo el día, idealmente junto con tu cronograma diario.

A continuación resultados del uso de este método:

 - Inmediatamente parece que tienes más tiempo.  - Cuando una idea para un proyecto grande aparece, rápidamente la puedo poner en mi lista "Algún día" o emplear unos minutos para crear una Lista de Proyecto para ese proyecto. - Los proyectos grandes pero no urgentes, realmente pueden despegar y el seguimiento es fácil porque sólo tengo que preocuparme de una acción en el momento en que llega a mi lista diaria.
- Puedo ser más creativo, porque mi cabeza no está tan preocupado con todas las cosas en todas esas listas. - Termino eliminando una gran cantidad de proyectos. Cuando un nuevo proyecto aparece, primero “madura” en mi lista antes de saltar a el con ambos pies. - ¿Qué hay de correo electrónico y todas las pequeñas cosas que te llegan todos los días?  Bueno, esas son cosas que pueden ir en tu lista diaria."Ocuparse del e-mail" es una tarea en la que puedes trabajar en las horas estipuladas durante el día.

El poder de este sistema de gestión del tiempo se hace evidente a medida que comienzas a ponerlo en acción. Impleméntalo durante un mes completo y verás que no será la falta de tiempo una excusa para no hacer tu marketing.

Fuente: texto adaptado mujeresdeempresa.com